発行体制の確立
1 編集委員会をつくる
※発行に先立ち編集委員会で決めること。
（1）発行サイクルを決める（週間・旬刊・月刊・季刊など）
（2）判型（Ｂ５・Ａ４・Ｂ４・タブロイド〈日刊紙の半分〉・ブランケット〈新聞〉など）と組方（タテ組・ヨコ組）、ページ数（印刷の場合判型によるが通常8の倍数が無駄がない。最低1枚の紙の裏表2頁。3頁とか5頁という奇数は存在しない。例外的に裏白がある）、用紙、部数を決める。原稿上で数字や単位記号、欧文がたくさん出てくる場合はヨコ組の方が読みやすいし、制作上でも組みやすい。
（3）制作や印刷経費の見積もりを取り、年間の予算案をたてる。また、併せて発行の財源を確保する
（4）発行スケジュールを決める（企画会議→取材・原稿依頼・撮影→制作→校正→印刷→仕上がり→配布にいたるまでの具体的な日程をたてる）
（5）全体の基本フォーマットを考える（タイトルや段数や一段の字詰め、文字の大きさ、行数、天地左右のアキスペースを決める）。併せて割付用紙（レイアウトを具体的に指示するもの）を作っておく。字詰め、行数に合わせた原稿用紙も。文体も決めておくとよい。ですます調か、である調か。
（6）紙面（頁）ごとの担当責任者を決める。さらに原稿の責任者、校正の責任者、レイアウトの責任者などを決めるとより編集作業がスムーズに進む。一人の責任が過重にならないようにすることが大切だ。
（7）配布ルート、配布体制を整えておくこと。出来上がった広報紙がスムーズに読者の手に渡る事前準備、申し合わせをしておくこと。
2 編集（企画）会議を開く
※発行サイクルにもよるが、少なくても発行月の2カ月前に会議を開き内容を決定する。常に2号、3号先を見据え、（1）読者に伝えたいことは何か（2）読者が知りたいことは何かという、この2点を踏まえて企画を立てる。
ここでは、創刊号を作る場合の例をあげる。
（1）発行サイクルにあわせて1カ月、半年、1年間のおおまかな紙面構成・企画（テーマ）を考える。たとえば決まって1面を飾るテーマが同じ場合がある。これは、マンネリとも思われがちだが、発行者や団体が極めて重要な事項と考えている場合はその限りではない。総会や定例の活動など、毎年行なわれる行事は優先される。
（2）紙面割りを考える。どの面にどのような記事を入れるか。毎号バラバラでは読者に対して不親切である。日刊紙を見てわかるように基本的な面だては変わらない。政治面、社会面、スポーツ欄、県版など紙面の順番は決まっている。広報紙の頁数が多くなればなるほど紙面割は重要である。
（3）連載のシリーズやコーナーなどを企画する（会員の声や今月のニュース、クロスワードパズルなど、毎号ある固定枠）。読者が読んで楽しい企画をシリーズ化しよう。事前に読者となる対象者からアンケートをとって紙面に生かすことも重要だ。また、原稿を依頼する場合の人選も必要である。特に第三者に依頼する場合は余裕をもってお願いする。今日の明日では失礼になる
（4）創刊号に掲載する紙面構成を考える。メイン記事、サブ記事は何を入れるかを考える。今必要とされる情報は何かを基準に考えるとよい。埋め草的な記事は、いつの号でも使えるものを準備しておく。急に紙面が開いてしまったときに重宝する
（5）内容が固まったら、台割とラフレイアウト（大まかなレイアウト）を作る。掲載する写真の点数や文字数などは、取材に入る前に、事前に決めておくこと。
※内容が固まったら取材、そして原稿作成に入る
